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新形勢下醫院檔案管理問題亟待解決

作者:徐剛領

來源:中國檔案報

2018-08-28 星期二

????醫院檔案是一種重要的信息資源,記錄著醫院開展各項活動的情況,對醫院檔案進行有效合理的管理可以保證醫院檔案信息的連續性和完整性,在科研工作中發揮重要作用,從而提升醫院的競爭力,促進醫院的可持續發展。

????目前,在醫院檔案管理工作中存在一些亟待解決的問題,主要表現在以下三個方面。一是醫院不重視檔案管理工作,管理意識淡薄。目前,有些醫院對檔案管理的重視程度不夠,甚至忽略檔案管理,導致檔案管理所需的設備和人員嚴重缺乏,檔案管理工作長期停留在較低水平。長此以往,將會造成醫院檔案資料的遺失,最終導致醫院的整體工作效率下降。二是檔案管理職能不明確,管理機制不健全。由于歷史的原因,醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案等,而醫療文書檔案、各種影像檔案等分屬各個業務部門管理,在醫院內形成多部門管理檔案的格局。醫院不同時期的檔案在不同的管理部門內部保存,隨著醫院的變遷、機構調整,檔案不可避免地出現遺失或損毀,就很難保證檔案的完整性,這種檔案管理現狀極不適應建設現代化醫院的需要。三是醫院檔案管理的信息化水平不高。記錄了很多病人信息的檔案,由于信息化管理水平不高,查找起來費時費力,工作效率很低,要在現有基礎上加強創新,形成方便、快捷的檔案管理新模式,讓檔案管理與醫療水平齊頭并進。

????針對上述情況,解決醫院檔案管理問題需要從轉變服務意識、健全管理體制、提高信息化水平等方面下功夫。

????轉變檔案管理服務意識,探索醫院檔案管理新模式。醫院領導和檔案管理工作者要積極轉變服務理念,充分認識檔案管理機制創新的重要意義。醫院檔案管理不僅是檔案資料的整理與利用,還包括理念輸入等內容,本質上是信息服務和人才教育有機結合的過程。醫院檔案管理應結合單位實際情況,有的放矢狠抓薄弱環節,推動檔案工作發展,從而更好地服務于醫療、教學、科研等各項工作;要準確把握新時期醫院發展的特點,加強醫院檔案管理,這是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。因此,醫院領導、檔案管理工作者要對檔案工作新思路和新模式的創立等問題進行深入研究,探索開展檔案管理工作的新思路,創新檔案管理模式。

????健全檔案管理體制,規范檔案管理模式。醫院檔案涉及廣泛、類別眾多、信息量大、內容繁雜,為了保障醫院檔案管理工作的質量,必須建立一套包括檔案整理、信息搜集等方面內容的檔案管理制度,形成完善的管理體系,并制定相關考核和獎懲制度,監督檔案管理質量,充分調動醫院檔案管理人員的積極性和主動性,提高檔案管理工作的效率。

????搭建檔案管理信息化系統,實現檔案管理現代化。隨著互聯網技術的廣泛應用,檔案管理信息化是醫院檔案管理的必然趨勢。醫院可以在保存紙質檔案的同時建立檔案管理信息化系統,利用計算機來管理醫院檔案,以電子文件形式存儲檔案可擴大存儲的范圍,延長存儲時間,實現檔案管理的現代化、網絡化。

????提高醫院檔案利用能力,助力醫院發展。檔案管理的目的是利用,讓檔案發揮最大效益,要做到“三個結合”。一是與醫院的文化建設結合起來。醫院文化對內凝聚合力,對外彰顯品牌,可以把醫院的發展歷程以圖文并茂的形式,通過醫院官網、簡報、展板等渠道展現給員工,使員工更有歸屬感和責任感。二是與創建和諧醫院結合起來。可以利用室存檔案,把醫院歷年來便民措施、搶救成功案例、公益活動等進行匯總,向大眾進行宣傳,為推進和諧醫院建設打下堅實基礎。三是與醫院的品牌建設結合起來。充分利用和展示科研檔案和榮譽檔案,讓社會各界充分了解醫院的發展成果,對于提升醫院的品牌價值也有積極的作用。

????在新形勢下,醫院在做好檔案的收集、整理工作的同時,應主動提供檔案利用服務,做到檔案管理方法科學化、管理手段高效化,建立檔案管理工作長效機制,不斷提高檔案管理人員的綜合素質,使檔案價值得以充分體現,從而服務醫療事業健康發展。

????原載于《中國檔案報》2018年8月27日 總第3264期 第三版

 
 
責任編輯:王亞楠
 
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